Macを使い始めたばかりで、毎朝山のように届くメールが読み切れず、振り分けがうまくできずに受信トレイが膨れ上がって困っていませんか。
Apple純正のメールアプリには、条件を決めて自動でフォルダへ移すルール機能が用意されています。数分で設定すれば重要な連絡だけが目に入り、後は静かに整理されるので、確認漏れや無駄なスクロールがぐっと減ります。さらにフィルター済みの通知だけ鳴るようにすれば、集中したいときの邪魔も抑えられます。
これから示す手順を順に進めるだけで、受信トレイは常にすっきりした状態を保てます。時間が限られる日こそ、落ち着いて設定を済ませ、毎日の作業を少し楽にしてみませんか。
Macメールで受信トレイをスッキリ！振り分けルールを一気に作る手順
いっぱいたまった受信トレイをすっきりさせるには、まず振り分けルールをまとめて設定するのがコツです。複数のメールアドレスやキーワードをパターン化しておくと、あとで手間がかかりません。
- 振り分け先フォルダーを一括作成：メールのジャンルごとにフォルダーを用意しておく
- ルールのテンプレートを準備：ドメインや件名キーワードをまとめた条件を作成
- ルールを一気に登録・適用：まとめたテンプレートを読み込んで動作を確認
プログラマーらしい小ワザとして、よく使う条件はテキストファイルにまとめておくと次回以降のメンテナンスがラクになります。またスマートメールボックスと組み合わせると、リアルタイムで振り分け結果をチェックできて安心です。
これらの手順を踏むだけで、毎朝のメールチェックがぱっと終わる環境が手に入ります。続く手順紹介でくわしく見ていきましょう。
メニューバーからゼロからルールを作る
メニューバーの「メール」から「環境設定」を開き「ルール」タブに切り替えると、ゼロから振り分けルールを作成できます。すべての条件を自分で決められるため、差出人や件名に加えて受信日時やメッセージの内容など、細かいフィルターを一つのルールにまとめられます。
プログラマーならではの視点でいうと、複数条件の組み合わせや優先順位を意識すると効率がアップします。たとえば「差出人が○○でかつ件名に××を含む」というルールを先に設定し、さらに後ろに「受信日が古いものを別フォルダへ移動」といった連続したルールを並べると毎朝の受信トレイがぴったりゼロになります。
①メールアプリを起動し環境設定を開く
DockのメールアイコンをクリックするかLaunchpadからメールアプリを立ち上げます。画面上のメニューからメール＞環境設定を選んで設定画面を開きましょう。
②ルールタブをクリックし追加を選ぶ
まずはメールアプリのメニューからルールを編集する画面に入ります。画面上部の「ルール」タブを探してクリックしてください。
タブが切り替わると、一覧の下に「追加」ボタンが現れます。迷わずポチッと押しましょう。
③条件に送信者アドレスを入力する
ルール編集画面で、条件の行にある左端のプルダウンをクリックし、送信者を選びます。
中央のプルダウンから含むを選ぶと、指定した文字列が送信者アドレスに部分一致したときにも振り分けできます。
右側のテキストボックスに振り分けたいメールアドレスを入力します。ドメインでまとめたいときは@example.comのように書くと便利です。
複数のアドレスを指定したいときは、同じルールを別途作るか、ドメイン指定でまとめて対応すると管理がラクになります。
④実行する動作で移動先のフォルダを指定する
条件を決めたら、実行する動作のドロップダウンをクリックします。
メニューからメッセージを移動を選んでください。
続いて右側に表示されるフォルダ一覧を開き、メールを振り分けたいフォルダを見つけます。フォルダ数が多い場合は入力欄にフォルダ名の一部を入れて絞り込むと便利です。
アカウントごとにフォルダがまとまっているので、例えばiCloudとローカルの違いを意識して選んでください。
⑤保存してルールを適用する
条件とアクションの設定が終わったら、ウィンドウ右下の「OK」をクリックしてルールを保存してください。
保存したルールがリストに追加されたら、仕分けしたいメールを選択して、メニューの「メッセージ」→「ルールを適用」を選ぶと即座に仕分けが実行されます。
ルールは上から順に評価されるため、先に実行したいものをリストの上部に移動しておくと迷わず仕分けできます。
右クリックでワンタッチ！メールから即ルールを作る
メール一覧で対象のメールを右クリックすると、すぐに振り分けルール作成のメニューが表示されます。このやり方なら送信元や件名といった条件が自動で入力されるので、操作に慣れていなくてもサクッと設定できます。あとから条件を細かく追加したり、アクションを変えたりできる点も嬉しいところです。
①振り分けたいメールを右クリックする
受信トレイに並んだメールの中から、仕分けしたい一通を見つけてください。送信者や件名で探すと見つけやすいです。
対象のメールの上で右クリックするとコンテキストメニューが開きます。このあと表示される項目からルール作成に進めます。
②クイックアクションからルールを作成を選ぶ
メールアプリを開いて振り分けたいメールを選択します。
選択したメールを右クリックしてコンテキストメニューを表示します。
メニュー内のクイックアクションにカーソルを合わせてサブメニューを開きます。
サブメニューからルールを作成…をクリックします。
すると自動でルール作成ウィンドウが立ち上がります。
メッセージ一覧が表示されていないと右クリックメニューが出ないことがあるので、必ず一覧ビューに切り替えておいてください。
③自動入力された条件を確認する
新しいルールを作成すると、差出人や件名などの条件が自動でセットされます。このとき、メールアドレスのスペルやドメインが意図どおりかしっかりチェックしましょう。
特にドメイン指定の場合は「@example.com」と入力されているか、余分なスペースが入っていないかが大事です。誤った条件ではフィルターがまったく動かないことがあります。
条件を増やしたいときは、隣の＋ボタンをクリックして「すべての条件を満たす／いずれかの条件を満たす」を切り替えてから追加してください。
④移動先フォルダを選択しOKを押す
「移動先フォルダ」のプルダウンを開いて、整理したい受信メールを振り分けたいフォルダをクリックします。フォルダ名がわかりにくいとあとで探すときに時間がかかるので、ルール名と合わせた名前にしておくと便利です。
選択が済んだら、右下の「OK」を押してウィンドウを閉じます。これで設定した条件に合うメールが自動的に指定フォルダへ移動します。
⑤テストを押してルールが動くか確認する
作成したルールが本当に動くか、テストを押してすぐに確認してみましょう。
ルール設定画面の右下にある「テスト」ボタンを押してください。
サンプルメールが表示されるので、送信元や件名に応じて正しく振り分けられるか確かめてください。
テストで思った動きにならない場合は、条件のスペルやフォルダ名に誤りがないか再チェックしましょう。
ルールを活かしてもっと快適！実体験に基づく応用ワザ
振り分けルールの基本が身についたら、より便利に使いこなすための応用ワザを試してみましょう。
| 応用ワザ | 役立ち方 |
|---|---|
| 定時アーカイブ設定 | 古いメールを自動でアーカイブして受信トレイを常にすっきり維持 |
| フラグ＋スマートメールボックス | フォローが必要なメールを自動で集めて見逃しを防止 |
| ラベルカラー活用 | 振り分けルールで色分けして視認性アップ |
| Spotlight連携タグ付与 | 特定条件にタグを付けてSpotlightからすばやく呼び出し |
どれも実際に使いながら改善を重ねた方法なので、自分の使い方に合わせてカスタマイズしてみてください。
通知バナーを重要なメールだけに絞り込む
Mailの通知バナーをVIPメールのみや独自のラベル付きだけに絞り込むと、本当に大切なメッセージだけをポップアップでお知らせできます。通知設定画面で「VIPのみ通知」を選択し、さらに振り分けルールで重要な送信元にラベルを付ければ、雑多なメールに邪魔されません。
この仕組みを使うと、朝イチで受信トレイを開く前に最優先の連絡だけキャッチできて、仕事もプライベートもパッと切り替えられます。プロジェクトの緊急連絡や家族からの要件など、見逃せないメールを確実に拾いたいときにぴったりです。
通知センターを開きメールを選ぶ
画面右上にある日付と時刻の部分をクリックして通知センターを開いてください。
一覧の中からメールの通知を探し、表示されたメッセージをクリックします。
クリックするとメールアプリが該当のメールを開くので、そのまま振り分けルール作成の条件指定に進めます。
通知が多い場合は上部の検索欄に「Mail」と入力すると、目的の通知をすばやく見つけられます。
ルールで作ったフォルダを通知対象に設定する
画面左上のメニューからシステム設定を開き、サイドバーで「通知」をクリックしてください。
通知一覧から「Mail」を選び、「通知を許可」をオンにしてください。その下にある「メールボックス」セクションで先ほどルールで作成したフォルダ名を探し、チェックを入れます。
作成したフォルダがリストにない場合はMailアプリを一度再起動すると表示されやすくなります。
テストメールで音が鳴るか確認する
別のアカウントや同じメールアドレス宛に、件名を「テスト」としてメールを送ってみます。
メール受信時に設定したサウンドが再生されるか耳を澄ませてチェックします。鳴らない場合は「メール」＞「環境設定」＞「一般」へ戻り、受信時のサウンドが正しく選択されているか確かめましょう。
AppleScriptで請求書メールをPDF保存してアーカイブ
請求書メールを自動でPDF化してアーカイブするには、AppleScriptを組み合わせると手間がぐっと減ります。受信ルールで「AppleScriptを実行」に設定すれば、件名に「請求書」が含まれるメールをキャッチして、本文や添付ファイルをPDFに書き出し、そのまま指定フォルダへ移動できます。
プログラマーならではのポイントは、スクリプトの中でファイル名や保存先を自在にカスタマイズできることです。受信日をファイル名に含めたり、月ごとのフォルダに振り分けたりと、自分仕様の自動化が楽しめます。
スクリプトエディタで保存用スクリプトを作成する
まずスクリプトエディタを使って、メールの振り分けルールから呼び出すAppleScriptを用意します。ここで作ったスクリプトをMailのアクションとして登録すると、自動で保存フォルダへ振り分けられます。
Launchpadから「スクリプトエディタ」を選んで起動します。Spotlightでも大丈夫です。
新規ドキュメントに以下のコードを貼り付けます。保存先フォルダのパスは適宜変えてください。
using terms from application "Mail"
on perform mail action with messages theMessages for rule theRule
tell application "Finder"
set targetFolder to POSIX file "/Users/username/Emails/保存フォルダ" as alias
repeat with msg in theMessages
set msgFile to (targetFolder as text) & (subject of msg) & ".eml"
save msg in file msgFile
end repeat
end tell
end perform mail action with messages
end using terms fromメニューの「ファイル」→「書き出す」で、フォーマットを「スクリプト」にし、名前をわかりやすく付けます。
保存先は ~/Library/Application Scripts/com.apple.mail/ にすると、Mailのルール設定で選択できます。
スクリプトを保存後はメールアプリを再起動すると、振り分けルール設定で「スクリプトを実行」に表示されます。
メールのルールからAppleScriptを実行を選ぶ
メールアプリの「環境設定＞ルール」から新規ルールを追加し、アクション欄のプルダウンを開いて「AppleScriptを実行」を選びます。
さらに表示されるスクリプト選択欄で、あらかじめ用意したAppleScriptファイルを指定すると、受信したメールごとに自動実行されます。
保存先フォルダを指定して自動化する
メールアプリを開いてサイドバー左下の「＋」アイコンをクリックします。ポップアップで名前にわかりやすいフォルダ名を入力し、配置先（「このMac上」など）を選んで「OK」を押してください。
メニューバーから「メール」＞「環境設定」を開き、「ルール」タブに切り替えます。続けて「ルールを追加」ボタンをクリックして新しいルールを作ります。
ルールの条件を設定したら、＜メッセージを次のメールボックスに移動＞項目で先ほど作成したフォルダを選びます。最後に「OK」を押して設定を保存してください。
メールボックス名にスペースや記号を入れすぎると参照時に見つけづらくなるので、シンプルな英数字＋日本語の組み合わせがおすすめです。
スマートメールボックスでプロジェクト別進捗を一目でチェック
プロジェクトごとに条件をまとめたスマートメールボックスを作ると、受信ボックスを開くだけで進捗がぱっと見でわかります。
具体的には、件名に「[案件A]」のようなプレフィックスを付けるルールを設定しておけば、それをトリガーにしたスマートメールボックスに自動でメールが集まります。未読件数やフラグ済みの数をアイコンで確認できるので、どこまで処理したか一目瞭然です。
サイドバーのスマートメールボックスを追加する
Macのメールアプリを立ち上げて、サイドバーが見えているか確認します。隠れている場合はメニューバーの「表示」「メールボックスサイドバーを表示」を選んでください。
サイドバー左下の「＋」ボタンをクリックし「スマートメールボックスを追加」を選びます。新しいスマートメールボックスのウインドウが開きます。
好きな名前を入力し、「次の条件を満たすメールを含む」にチェックを入れます。条件追加ボタンで差出人や件名、受信日時などを組み合わせられます。複数条件をまとめる時はOptionキーを押すとORグループ化できるので活用してください。
条件が整ったら「OK」をクリックします。サイドバーに新しいスマートメールボックスが追加され、指定条件に合うメールが自動で振り分けられます。
条件に複数フォルダとキーワードを設定する
ルール編集画面の条件行の右端にある「＋」をクリックして、複数の条件行を作成します。
- 各行の左側プルダウンで「メールボックス」を選択。
- 次のプルダウンで対象フォルダを指定（例：受信トレイ、ニュースレター）。
- 最後の入力欄に振り分けたいキーワードを入力（件名やアドレスの一部など）。
上部の「任意の条件に一致」を選ぶと、どれか一つが合致したときに振り分けが動く設定になります。
一覧表示で状況をすぐに確認する
メニューバーからメール＞環境設定を選び、ルールタブをクリックします。
作成済みのルールが一覧表示されるので、有効・無効のチェックやルール名のクリックで内容をひと目でつかめます。
ルールが増えたらウィンドウを広げて見える範囲を増やすとスクロールを減らせて便利です。
よくある質問
ルールがうまく動かないときのチェックポイントは？
- ルールがうまく動かないときのチェックポイントは？
まず「メール＞環境設定＞ルール」でルールの並びを見直してください。上にあるルールが先に適用されるので条件がかぶると意図どおりに動かないことがあります。それでも直らない場合はアクション設定や条件のスペルを再確認し、Mailを再起動してから「メールボックス＞再構築」でインデックスを整理すると安定しやすくなります。
特定の送信者だけ振り分けたい場合どうすれば？
- 特定の送信者だけ振り分けたい場合どうすれば？
ルール作成画面で「差出人が次を含む」を選び、対象のメールアドレスを正確に入力します。ドメインごと振り分けたいなら「@example.com」のように頭に＠を付ければOKです。複数アドレスを指定するなら、新しいルールを別に作るか、条件を追加して「いずれかを満たす」に切り替えると便利でした。
メールの件名を使ってルールを作成する方法は？
- メールの件名を使ってルールを作成する方法は？
ルール条件で「件名が次を含む」を選択し、キーワードを入れるだけです。完全一致にしたいときは「次と一致」を使います。プログラマー的には面倒な正規表現よりこのシンプルな設定で十分対応できるケースが多かったです。
作成したルールを同期して他の端末でも使うには？
- 作成したルールを同期して他の端末でも使うには？
「メール＞環境設定＞ルール」の右下にある「エクスポート」ボタンでルールをファイルに書き出し、iCloud Driveなどに置いておきます。他のMacで同じ画面の「インポート」を使えば同じルールが読み込めます。手動同期ですが、1つのファイルでまとめて管理できるので切り替えが楽でした。
振り分けたはずのメールが受信トレイに残るのはなぜ？
振り分けルールは上から順に評価されるため、同じ条件を含むルールが並んでいると、先にヒットしたルールだけが動いてしまいます。
件名や差出人アドレスに余計なスペースや表記ゆれがあると、設定した条件にマッチせず受信トレイに残ることがあります。英数字の大文字小文字、全角半角も要チェックです。
複数のデバイスで同じメールアカウントを使っていると、IMAPサーバとの同期タイミングで一時的に受信トレイに戻る場合があります。手動で「メールボックスを再構築」すると安定しやすいです。
ルールがiPhoneに同期されない？
Macメールのルールはローカルで動くからiPhoneには反映されないことが多いです。iCloudメールをお使いならiCloud.comのメール設定でサーバー側の振り分けを作るとMacでもiPhoneでも同じ仕分けが使えて便利です。ExchangeやGmailでもウェブ版のフィルタ設定を活用すると端末を問わず自動処理が効くようになります。
条件に複数アドレスをまとめて入れられる？
メールルールの条件欄にはカンマ区切りで複数アドレスをまとめて貼り付けることはできません。
代わりに「いずれかを満たす(any)」設定にして、＋ボタンでアドレスを一つずつ追加します。
- メール.appのメニューから「環境設定」→「ルール」を選択する。
- 「新規ルールを追加」をクリックし、「任意の条件に一致(any)」を選択する。
- 「差出人」などの条件を設定後、右側の＋ボタンでさらに条件フィールドを増やし、別のアドレスを入力する。
多数のアドレスをまとめてルール登録したい場合は、AppleScriptでルール定義をインポートすると操作がぐっと楽になります。
優先度順にルールを並べ替える方法は？
Mailの環境設定からルールタブを開くと登録済みのルールが上下に並んで表示されます。判定は上から順に行われるので、リスト上でドラッグ＆ドロップするだけで優先順位を自由に入れ替えられます。
似た条件のルールが複数あるときは、大きなカテゴリ→詳細条件の順に並べると想定外の振り分けミスを防げます。どこに移動させるか見失いそうな場合は、ドラッグ中に矢印キーで微調整すると位置決めがスムーズです。
プログラマー視点の応用として、AppleScriptでルールをXML形式で書き出し、テキストエディタ上でまとめて並び替えて読み込む手順もあります。数十件単位の大規模ルール整理にぴったりです。
ルールの順序が適切だと受信トレイがサクサク整理されるので、振り分け漏れや誤振り分けを減らせます。慣れてきたら定期的な見直しも取り入れてみてください。
時間帯で振り分けを止められる？
メールの振り分けルールは便利だけど、夜中に届く通知や会議中のフィルタリングはちょっと困ることがあるよね。そんなときは時間帯に合わせてルールのオンオフを切り替えると作業に集中しやすくなるよ。Automatorとカレンダーアラームを使って、指定した時刻にAppleScriptで振り分けルールを停止したり再開したりできるんだ。これなら深夜や大事な打ち合わせ中など、メールを一時的に止めておきたい時間帯を思いのままにコントロールできるよ。
まとめ
受信トレイを毎朝ゼロにするには、まずメールを自動で振り分ける仕組みを整えることが大切です。振り分けルールを作ると、大事なメールだけが目に入りやすくなり、作業効率がぐっとアップします。
振り分けのポイントは次の通りです。仕分けフォルダの作成→ルールの登録→自動アクションの設定の三段階です。この流れで迷わず設定できれば、１度組んだルールが毎日あなたの受信箱をきれいに整えてくれます。
ルールを作ったあとも、定期的な見直しを忘れずに。週に１回、フォルダの中身をチェックして不要なルールや新たな振り分け条件を追加すると、ずっと快適に使い続けられます。
これで毎朝のメール確認がストレスフリーになります。ぜひ今日からコツコツ設定して、スッキリした受信トレイで気持ちよく１日をスタートしてください。