初めて手にしたMacで書類を整えようとしたとき、印刷ではなくPDFにして机のフォルダーへ保存したいのに手順がわからず戸惑っていませんか？
画面左上のファイルメニューから数クリックで完結する基本操作はもちろん、ショートカットアプリでワンタップ変換を仕込む裏技や、Safari経由で複数ページをまとめて保存するコツまで一度に習得できます。これらを身につけると紙代を抑えられるだけでなく、メール添付の準備も数分短縮でき、作業のストレスがぐっと減ります。
リラックスしながら操作例を追い、ご自分のMacでさっそく試してみてください。小さな成功体験が積み重なり、PDF整理が自然と習慣になり、明日のデスクワークがさらに軽くなります。
PDFを保存する基本ワザをマスターしよう
PDFを保存するなら、印刷ダイアログを開くより手早くできる方法がいくつかあります。状況に合わせて選べば、いつでもサクッとPDF化完了です。
- PDFとして書き出す：アプリの「ファイル」メニューから「PDFとして書き出す」を選ぶだけ。ほとんどの標準アプリで使えて迷わず保存できます。
- プレビューアプリで変換：画像やドキュメントをプレビューで開いて「書き出す」からPDFに。複数ファイルをまとめるときもドラッグ＆ドロップで一発です。
- ターミナルで自動化：
cupsfilterやAutomatorのワークフローを使うと、フォルダ内のファイルを一括でPDF化可能。プログラマーならではの時短ワザです。
プリントダイアログで“PDFとして保存”を選ぶ方法
アプリの＜ファイル＞メニューから「プリント」を選ぶと、あの見慣れたダイアログが出てきます。そのまま左下の「PDF」ボタンをクリックすればPDFとして書き出せます。追加のソフトを入れずに手軽に使えるのが助かりますね。
ページの範囲指定や用紙サイズの変更もこの画面内でさくっと設定できるので、あとから「余白が広すぎた…」なんて失敗も減らせます。気軽に試せるのが魅力なので、まずはこの方法で保存してみましょう。
①メニューバーのファイルをクリックしプリントを選ぶ
画面上部のメニューバーからファイルを探してクリックすると、一覧が現れます。その中にあるプリントを選んでください。もしキーボードを使うなら⌘Pと同時押しするともっと速く操作できます。
②ダイアログ左下のPDFボタンを押す
印刷プレビューのダイアログが開いたら、左下にあるPDFボタンをクリックします。ここからPDFとして保存する各種オプションが選べます。
③“PDFとして保存”をクリックする
ダイアログ左下のPDFボタンをクリックしてメニューを表示させます。
開いたメニューからPDFとして保存を選択します。
表示された保存ダイアログで保存先フォルダとファイル名を指定し、保存をクリックして完了です。
④保存先を選び名前を入力し保存をクリックする
「保存」ダイアログで左側のフォルダ一覧から書類やデスクトップなど任意の場所を選びます。
ファイル名欄にわかりやすい名前を入力します。日付やバージョン番号を入れると後から探しやすくなります。
右下の保存をクリックするとPDFが指定の場所に作成されます。
Safariで表示中のページを瞬時にPDF保存する方法
Safariの共有メニューから一瞬でPDFを作れる方法です。表示中のウェブページをそのまま保存する手軽さが魅力で、追加アプリを入れなくてもOKです。
共有アイコンをタップして「PDFを作成」を選ぶだけで、その場でプレビュー画面が開きます。保存先はiCloud Driveやローカルフォルダのほか、AirDropやメールでの送信にも対応しているので、とにかくサクッとPDF化したいときにぴったりです。
①Safariで保存したいページを開く
DockやLaunchpadからSafariをクリックして起動します。普段はDockの先頭付近にあるので探しやすいです。
画面上部のアドレスバーをクリックして、保存したいページのURLを入力し、Returnキーを押してページを表示します。読み込みが完了するまで少し待ちましょう。
②メニューバーのファイルからプリントを開く
メニューバーの左上にあるファイルをクリックして、その中からプリントを選ぶと、プリント画面が開きます。キーボードショートカットの⌘+Pでも同じ画面がすぐに出ます。
もしPDFボタンが見つからないときは、詳細アイコンをクリックしてAltキー（Optionキー）を押しながらメニューを開くと、隠れたPDFオプションが表示されることがあります。
③ダイアログ左下のPDFボタンを押す
プリントダイアログの左下にあるPDFボタンを探してクリックしてください。クリックするとメニューが開き、「PDFに保存」などの選択肢が表示されます。
メニューがうまく開かない場合は、クリック後にダイアログ外を一度押してから再度PDFボタンを試してみましょう。
④“WebページをPDFとして保存”を選ぶ
プリントダイアログの左下にある「PDF」をクリックするとメニューが開きます。
「PDF」メニューの中から「WebページをPDFとして保存」をクリックします。
表示された保存ダイアログでファイル名と保存先を入力して「保存」を押します。
⑤保存先を選び名前を入力し保存をクリックする
ダイアログ左側のリストから希望のフォルダを選んで保存先を決めます。
画面上部のテキスト欄にわかりやすいファイル名を入力すると後から見つけやすくなります。
右下の保存ボタンをクリックするとPDFが指定の場所に出力されます。
ショートカットアプリでワンクリックPDF保存を作る方法
ショートカットアプリを使うと、好きなアプリやFinderからワンクリックでPDF化できるようになります。自分好みに保存先やファイル名ルールを決められるので、ドキュメント整理がぐっと楽になります。
- あらゆるアプリから実行：Safariやメモ、メールなどの共有メニューに追加できるので、開いている画面をそのままPDF保存できます。
- 保存先とファイル名を自動設定：iCloudやローカルフォルダを指定し、日付やカスタム文字列でファイル名を自動生成できます。
- メニューバーやDockに配置：ショートカットをメニューバーに常駐させれば、どの画面でもワンクリックでPDF化がスタートします。
①ショートカットを起動し新規ショートカットを作成
DockやSpotlight検索で「ショートカット」を選んで起動します。
マイショートカット画面の右上にある「＋」アイコンをクリックすると新しいショートカットが作られます。
キーボードからcommand+Nでもサクッと新規作成できるので覚えておくと便利です。
②“プリント”と検索し“PDFとして保存”アクションを追加
検索バーに「プリント」と入力して「プリント」アクションをワークフローに追加し、続けて「PDFとして保存」と検索して同アクションをドラッグします。
③保存先とファイル名パターンを設定する
保存ダイアログで好きなフォルダを選びます。Finderサイドバーに頻繁に使うフォルダを登録しておくとサクッと切り替えられます。
ファイル名は先頭に日付（YYYYMMDD）を付けてアルファベットや日本語で続けると並べ替えやすいです。例：20230815_資料名_プロジェクトX.pdf
複数ページのドキュメントなら「_P01」などページ番号を付けると後から探しやすくなります。
④メニューバーにピン留めして完了ボタンを押す
プリントダイアログの左下にあるPDFボタンを⌘キーを押しながらメニューバーの好きな位置までドラッグします。緑のプラスアイコンが出たらマウスを離してください。これでPDF出力アクションがメニューバーにピン留めされました。最後にダイアログ右上の完了をクリックして変更を保存します。
PDF保存ワザでできることを広げよう
PDFを保存する基本テクニックをマスターしたら、もっと楽しく便利に活用するチャンスが広がります。以下の応用ワザを参考にして、自分のワークフローに取り入れてみましょう。
| 応用ワザ | 活用シーン |
|---|---|
| Automator一括変換 | 複数の画像や文書をまとめてPDFにして資料作成 |
| プレビューで注釈追加 | コメントや線、ハイライトを入れて社内レビューをスムーズに |
| ファイルサイズを圧縮 | メール添付やWeb公開に最適なサイズに調整 |
| クイックアクション登録 | Finderの右クリックからワンクリックでPDF化 |
| ターミナル連携 | スクリプトからPDF生成を自動化して定期レポートを作成 |
| クラウド自動保存 | iCloudやDropboxと連携してどこからでもアクセス |
プレビューで不要ページを抜いて軽量化する
Previewにはいらないページをさくっと抜き出して新しいPDFとして保存できる機能があります。この方法を使えば不要部分を取り除いて軽量化されたPDFがすぐに手に入ります。
手順もドラッグ＆ドロップと書き出し操作だけなので、アプリ追加の手間なくサクサク処理できます。メール送信やWebアップ時のアップロード時間が大幅に短くなるのが嬉しいポイントです。
プレビューでページサムネイルを表示する
Finderで目的のPDFをダブルクリックするか右クリックから「このアプリケーションで開く」→プレビューを選んで起動します。
メニューバーの「表示」→「サイドバー」→「サムネイル」を選ぶと左側に各ページの縮小図が一覧で並びます。
保護されたPDFではサイドバーの項目が選べない場合があります。
削除したいページを選んでDeleteキーを押す
サイドバーに表示されているサムネイルから消したいページをクリックで選択します。複数ページを一気に消すときはCommandキーを押しながらクリックしてください。
選んだらキーボードのDeleteキーを押すだけでページが消えます。もし反応しないときはBackspaceキーを試すか、メニューバーの編集→取り消しで元に戻せます。
上書き保存して容量をチェックする
Previewで最適化を適用したPDFを開いたまま、メニューバーからファイル→書き出すを選びます。保存先とファイル名は元のPDFと同じにして上書き保存しましょう。
Finderで対象のPDFを選択してCommand＋Iを押すか右クリックで情報を見るを選びます。情報ウィンドウに表示される容量をチェックして、想定どおり小さくなっているか確認してください。
複数書類をまとめて一つのPDFに合体する
プレビューアプリを使えば、PDF同士や画像をドラッグ＆ドロップするだけで簡単に一つのPDFにまとめられます。サムネイル表示でページ順の入れ替えや不要ページの削除も直感的にできるので、初めてでも迷わず操作できます。
特別なソフトをインストールする必要がなく、ちょっとした資料まとめや打ち合わせ用の資料作成にぴったりです。少数のファイルをサクッと合体したいときには、これ以上に手軽な方法はありません。
Finderでまとめたいファイルを選びクイックルックを開く
Finderを開いてまとめたいファイルが並ぶフォルダへ移動します。Commandキーを押しながらクリックで複数のファイルを選択し、スペースキーを押すかFinderのツールバーにあるクイックルックアイコンをクリックします。選択したファイルのプレビューが同時に表示されます。
右上のPDFアイコンをクリックして書き出す
プレビュー画面の右上にあるPDFマークを押します。表示されたメニューから「PDFを書き出し」を選ぶと処理が始まります。
プレビューで並び順をドラッグして整えて保存する
プレビューを使うとページの並びをサムネイル上で直感的に入れ替えられます。資料の順番を変えたいときや不要ページを先に削除してからまとめたいときに便利です。
Finderで対象のPDFを選び、スペースキーではなくダブルクリックか右クリック→開く→プレビューを選択して起動してください。
メニューの表示→サムネイルを選ぶと左側に全ページの小さな画像が並びます。
サムネイルをつかんで上下に移動すると、PDF内の順番がそのまま入れ替わります。複数選択も⌘キー＋クリックで可能です。
並び替えが終わったらメニューのファイル→書き出すを選び、フォーマットをPDFにして保存します。元ファイルを残したい場合は複製してから作業しましょう。
元のPDFを残したいときは、保存前にファイル→複製を使ってコピーを作ってから作業してください。
AutomatorでドラッグだけのPDF変換サービスを作る
Automatorを使うと、いちいち「プリント」画面を開かずに、ファイルをフォルダにドロップするだけでPDFに変換できるサービスが作れます。ドラッグ＆ドロップの仕組みはフォルダアクションで設定するので、いつでも自分専用のPDF書き出しフォルダが手に入ります。プログラマー目線のコツとしては、後から分かりやすいようにアクション名に日付やバージョン番号を入れておくことです。これでPDF化の手間がグッと減り、資料作成やチェック作業がサクサク進むようになります。
Automatorで“クイックアクション”を選んで新規作成
アプリケーションフォルダかSpotlightからAutomatorを起動します。
起動後に表示されるテンプレート一覧からクイックアクションをクリックし、右下の「選択」を押します。
PDFとして書き出すアクションを追加する
FinderのアプリケーションフォルダからShortcutsを開いてください。Dockに登録しておくと次回からスムーズです。
Shortcuts左上の「＋」をクリックし「クイックアクション」を選びます。これでFinderから使えるアクションが作れます。
右側のアクションリストから「PDFを作成」を追加し、続けて「ファイルを保存」を挿入します。保存先は任意のフォルダを選択しましょう。
画面右上の「名前を付けて保存」をクリックし、「PDF書き出し」など分かりやすい名称で保存します。これでFinderの右クリックメニューに表示されます。
サービス名を決めて保存しFinderで試す
Automatorの上部メニューから保存アイコンをクリックして、見つけやすい名前を入力してください。わかりやすいサービス名にするとあとで呼び出しやすくなります。
Finderで任意のPDFファイルを右クリックして、クイックアクション→先ほどのサービス名を選んでください。指定フォルダにPDFが保存されていれば成功です。
よくある質問
PDFにパスワードをかけたいときはどうすればいいですか？
- PDFにパスワードをかけたいときはどうすればいいですか？
プレビューアプリを開いてください。メニューからファイル>書き出すを選び、フォーマットをPDFに設定します。暗号化オプションにチェックを入れてパスワードを入力すれば完了です。実際に仕事でクライアント納品用資料を作る際に重宝しました。
保存先を毎回同じフォルダに自動設定する方法はありますか？
- 保存先を毎回同じフォルダに自動設定する方法はありますか？
ショートカットアプリで「PDFを書き出す」アクションを作成すると便利です。保存先フォルダを指定すれば、そのワークフローを実行するだけで自動的に同じ場所に保存できます。コマンドラインやAutomatorを使うよりサクッと使えておすすめです。
複数ページの書類を一つのPDFにまとめるコツは？
- 複数ページの書類を一つのPDFにまとめるコツは？
プレビューでサイドバーにドラッグ＆ドロップすると簡単にまとめられます。書類を開いてサイドバーを表示し、他のPDFや画像を並べるだけです。プログラミングで自動処理するなら、pdfuniteコマンド（Homebrew経由）も使った経験がありますが、手軽なのはプレビューです。
PDFとして保存ボタンが見当たらないときは？
印刷ダイアログの左下にあるPDFメニューをクリックして“PDFとして保存”を選ぶ方法です。画面に大きなボタンがなくても毎回同じ場所なので見失わずにすみますし、追加アプリが不要でさくっと保存できるのが嬉しいポイントです。
保存したPDFが黒く塗りつぶされるのはなぜ？
PDFを保存すると全体が真っ黒に見えるのは、macOSのQuartzPDFドライバーが重なった透明部分やレイヤーを正しく処理できず、黒く塗りつぶして出力してしまうためです。
この現象を避けるには、プレビューの「書き出す(PDF)」やSafariなどの「ファイル＞PDFとして書き出す」を使うと、透明度を保ったままきれいに保存できます。
名前を付けて保存してもFinderに見当たらない？
「名前を付けて保存」でPDF化しても、どこにしまったかすぐにわからないことがあるんですよね。実はプリントダイアログの下のほうにある保存先が、デフォルトで「書類」フォルダになっていて、自分で指定していないと意外と見落としがちです。
このやり方なら、プリントダイアログで保存先を自分の好きなフォルダやデスクトップに変更できるので、あとでFinderを開いたときにすぐ見つかります。印刷メニューを開いたら、左下の「PDFをプレビューで開く」ではなく、必ず「PDFとして保存」を選んで、保存先ドロップダウンから場所を指定するのがコツです。
さらに、普段からFinderのサイドバーに「最近使った項目」を登録しておくと、直近で作ったPDFをパッと呼び出せて、探す手間が減りますよ。
ショートカットが動かなくなったらどうする？
思いどおりにPDF保存が進まないときは、あわてずに原因の切り分けから進めましょう。私も一度、macOSのアップデート後にショートカットが反応しなくなって焦りましたが、少しの確認であっけなく復活しました。
おおまかにはキーボード設定とプリントシステム、そしてショートカット自体の登録状況の三箇所を順番にチェックするのがコツです。どれも日々の操作であっという間に見落としやすいところなので、順に確認してみてください。
まとめ
プレビューの書き出しからショートカット登録、Automatorワークフローまで順番に試せば、印刷ダイアログを開かずにサクッとPDFを保存できます。
最新のmacOSに対応した手順なので、初めての方でもすぐに馴染めるはずです。今回のワザを活用して、PDF保存がもっと楽しく効率的になりますように。
さあ、実践してみてPDF保存マスターを目指しましょう。新しいMac操作がもっと快適になります。